Cómo uso la inteligencia artificial para revisar presupuestos y controlar gastos en un Programa de Empleo y Formación

En la gestión diaria de un Programa de Empleo y Formación, el control económico es una tarea esencial. No se trata únicamente de registrar gastos, sino de verificar que la información esté completa, ordenada y preparada para una posible revisión administrativa o memoria justificativa.

En este contexto, herramientas como ChatGPT o Claude pueden ser un apoyo muy útil para revisar tablas de gastos, detectar errores y mejorar la calidad de la documentación económica.

La inteligencia artificial no sustituye la responsabilidad técnica ni la revisión profesional, pero sí puede ahorrar tiempo en tareas repetitivas y ayudar a trabajar con mayor precisión.

Revisión de errores o datos incompletos

Una de las aplicaciones más prácticas de la IA es pedirle que revise una tabla económica antes de incorporarla a una memoria, informe o expediente de justificación.

En una memoria económica no solo importa el importe del gasto. También es necesario comprobar que cada registro incluya los datos básicos: concepto, fecha de factura o nómina, fecha de pago, justificante, módulo de imputación y observaciones si procede.

Ejemplo práctico

Supongamos que tengo esta tabla de gastos:

Nº	Concepto	Importe	Fecha factura/nómina	Fecha pago	Justificante
1	Material de oficina	120 €	10/05/2026	15/05/2026	Sí
2	Nómina docente	2.100 €	—	31/05/2026	Sí
3	Suministro de agua	48 €	08/05/2026	—	Sí
4	Seguro alumnado	180 €	12/05/2026	16/05/2026	No indicado

Prompt recomendado

Actúa como responsable de revisión económica y documental de un Programa de Empleo y Formación.
Analiza esta tabla de gastos y detecta posibles datos incompletos, incoherencias o aspectos que deberían revisarse antes de incorporarlos a una memoria económica.
Presenta el resultado en una tabla con tres columnas: gasto revisado, incidencia detectada y recomendación de corrección.
Utiliza un lenguaje formal, claro y administrativo.

Resultado esperado

Gasto revisado	Incidencia detectada	Recomendación de corrección
Material de oficina	El gasto contiene concepto, importe, fecha de factura, fecha de pago y justificante.	No se detectan incidencias relevantes. Puede incorporarse a la relación de gastos, previa comprobación del documento original.
Nómina docente	No consta fecha de factura o nómina en la tabla.	Incorporar la fecha de emisión de la nómina o documento equivalente para completar la trazabilidad documental.
Suministro de agua	No consta fecha de pago.	Añadir la fecha efectiva de pago y comprobar que coincide con el justificante bancario correspondiente.
Seguro alumnado	El apartado de justificante aparece como “No indicado”.	Confirmar si existe justificante documental y reflejarlo expresamente en la tabla antes de incluir el gasto en la memoria.

Utilidad práctica

Este tipo de revisión permite localizar rápidamente:

• fechas pendientes;

• justificantes no indicados;

• conceptos poco precisos;

• posibles errores de imputación;

• gastos que necesitan comprobación documental;

• información incompleta antes de cerrar una memoria económica.

Para mí, esta es una de las aplicaciones más útiles de la inteligencia artificial en la gestión administrativa: ayuda a ordenar, revisar y anticipar incidencias antes de que el expediente llegue a una fase de justificación o supervisión.

Precaución importante: protección de datos

Cuando se utilice IA para revisar información económica, recomiendo trabajar siempre con datos anonimizados. No deben introducirse nombres completos, DNI, números de cuenta bancaria, expedientes completos, firmas, nóminas reales sin anonimizar ni datos personales innecesarios.

Conclusión

La inteligencia artificial puede ser una herramienta muy práctica para revisar presupuestos y controlar gastos en un Programa de Empleo y Formación. Su principal valor está en ayudar a detectar errores, ordenar información y preparar documentación económica más clara.

No obstante, la validación final debe realizarla siempre la persona responsable, contrastando cada dato con la documentación original. La IA puede apoyar el proceso, pero el criterio técnico, la responsabilidad administrativa y la protección de datos siguen siendo imprescindibles.

Isabel E. Ortiz Fernández
Directora de Empleo y Formación | IA y Empleo | Experta en RGPD